IT-kaluston ja ohjelmistolisenssien hallintajärjestelmä PK-yrityksessä

Abstract

Tässä diplomityössä keskityttiin IT-laitteiden ja ohjelmistolisenssien hallinta-järjestelmän suunnitteluun ja toteutukseen liittyviin yksityiskohtiin. Työn tavoitteena oli nykyaikaistaa Insinööritoimisto Comatec Oy:n vanhat kirjanpitojärjestelmät vastaamaan paremmin nykyajan vaatimuksia. Yrityksen vanhat kirjanpitojärjestelmät perustuivat Excel-taulukkolaskenta-ohjelmalla tehtyihin listauksiin. Niiden ongelmina olivat ennen kaikkea laitteiden ja ohjelmistolisenssien tilatietojen historian puute sekä tiedostopohjaisuudesta johtuva yhden yhtäaikaisen käyttäjän rajoite. Tilatieto kertoo esimerkiksi laitteen tapauksessa sen, kenellä laite on käytössä, vai onko se mahdollisesti vapaana hyllyssä. Raportointi on nykyään yritysten toiminnassa tärkeässä osassa, ja Excel-pohjaisten vanhojen kirjanpitojärjestelmien heikkoutena onkin myös raportointimahdollisuuksien vähyys. Toimeksiannon mukaan vanhat kirjanpitojärjestelmät oli uudistettava vastaamaan nykyajan tarpeita. Ensin kartoitettiin markkinoilla olevat valmiit järjestelmät ja tutkittiin niiden sopivuus tämän sovelluskohteen tarpeeseen. Mikään valmis järjestelmä ei tarjonnut sekä IT-laitteiden että ohjelmistolisenssien yhtäaikaista kirjanpitomah-dollisuutta. Seuraavaksi siirryttiin oman kirjanpitojärjestelmän suunnitteluun ja toteutukseen. Suunnittelutyön aluksi selvitettiin vielä tarkemmin uuden järjestelmän vaatimuksia. Selvitykset tehtiin tutkimalla vanhoja kirjanpitoja ja haastattelemalla IT-henkilöitä. Vaatimusten pohjalta voitiin lopputyö jakaa kolmeen osaan: uuden tietokannan suunnitteluun, vanhojen laitetietojen siirtoon uuteen tietokantaan sekä käyttöliittymän toteutukseen. Uuden tietokannan suunnittelussa pyrittiin noudattamaan alalle vakiintuneita käytäntöjä, joista tehtiin aluksi kirjallisuusselvitystä. Tuloksena saatiin tietokanta-skriptejä, joilla voitiin luoda tietokanta muutamassa sekunnissa. Vanhojen laitetietojen siirrossa uuteen tietokantaan käytettiin tietokantapalvelimen tarjoamia integrointi-työkalumahdollisuuksia. Käyttöliittymän toteutus vei työstä suurimman ajan. Työn tuloksena luodusta IT-laitteiden ja ohjelmistolisenssien hallintajärjestelmästä tuli hyvin dokumentoitu kokonaisuus. Järjestelmä on nykyaikainen ja se korjaa aiempien kirjanpitojärjestelmien puutteet. Uusi järjestelmä täyttää sille asetetut vaatimukset ja luo hyvän pohjan raportoinnin kehittämiseen. Uusi IT-laitteiden ja ohjelmistolisenssien hallintajärjestelmä on selvästi parempi verrattuna vanhoihin kirjanpitojärjestelmiin, ja onkin suositeltavaa, että se otetaan käyttöön heti. /Kir12