Muutoksenhallinta tietojärjestelmän ylläpidossa

Abstract

Teknologian kehittämiskeskus Tekes rahoittaa suomalaisten yritysten, korkeakoulujen ja tutkimuslaitoksien teknologiapainotteisia tutkimus- ja tuotekehitysprojekteja. Tekesin rahoitushankkeita hallitaan tietojärjestelmällä, jonka avulla käsitellään rahoitushakemuksia, myönnetään rahoitusta, seurataan asiakkaiden projektien etenemistä ja suoritetaan heille maksuja. Tekesin toimintaympäristön jatkuvien muutosten takia organisaatio, rahoitusprosessi ja myös tietojärjestelmät ovat koko ajan voimakkaiden muutospaineiden alla. Muutostarpeiden tunnistaminen, priorisointi, erilaisten muutostarpeiden ristiriitojen ratkominen ja muutosten vaikutusten arviointi on tullut entistä vaikeammaksi, koska järjestelmällistä muutoksenhallintaa ei ole. Yleensä tietojärjestelmien muutoksenhallinnassa painotetaan ohjelmistotuottajan osuutta. Tässä diplomityössä on lähdetty liikkeelle tietojärjestelmän hyödyntäjän tarpeista ja korostettu hyödyntäjän näkökulmaa. Diplomityön tavoitteena oli selvittää Tekesin hankerahoitusjärjestelmään kohdistuvien muutosten nykyistä käsittelyä, esittää parannuksia löydettyihin ongelmiin ja tuoda suunnitelmallisuutta muutosten hallintaan. Ensin selvitettiin muutoksenhallinnan nykytilaa sekä organisaation rakenteita ja toimintatapoja haastattelujen avulla. Tulosten pohjalta diplomityössä kehitettiin uusi muutoksenhallintaprosessi, jossa on määritelty selkeät roolit ja vastuualueet organisaatiossa toimiville henkilöille. Työssä esitetään, että Tekesin liiketoimintayksiköille annetaan suurempi vastuu muutosten käsittelyssä. Näin muutostarpeet pystytään tunnistamaan aikaisemmassa vaiheessa ja voidaan analysoida huolellisemmin. Työssä esitetään keinot, joiden avulla viestintä prosessiin osallistuvien tahojen välillä tehostuu. Työssä ehdotetaan keskitettyä muutoksenhallintajärjestelmää, jonka avulla kaikki muutospyynnöt voidaan käsitellä yhdenmukaisesti. Muutospyyntö voi olla esimerkiksi pyyntö sovelluksen uudesta ominaisuudesta, vanhan ominaisuuden parantamisesta tai virheen korjaamisesta. Ensimmäiseksi se kuvataan ja luokitellaan. Tämän jälkeen arvioidaan muutoksen vaikutukset, hyödyt ja kustannukset sekä päätetään, onko se toteuttamisen arvoinen. Hyväksytty muutos toteutetaan ja testataan laadukkaan ohjelmistotuotannon menetelmin. Lopuksi varmistetaan, että toteutunut muutos vastaa alkuperäistä muutostarvetta. Keskitetyn muutoksenhallintajärjestelmän ansiosta muutosten koordinointi ja tärkeimpien muutosten valinta helpottuu. /Kir10

Tekes, the National Technology Agency, finances technologically focused research and development projects of Finnish companies, universities and research institutions. The financing projects are managed using an information system, by which Tekes evaluates applications for financing, grants financing, follows up the progress of its client's projects and makes payments to them. Due to constant changes in Tekes' operating environment, the organization and its financing process, as well as the supporting information systems, are always under strong pressure to adapt to the changes. Since no systematic change management is in use, it has become increasingly difficult to identify needs for changes, prioritize change requests, resolve conflicting change needs and analyze the impacts of changes.Software change management has generally emphasized the role of the software manufacturer. This thesis focuses on the needs of the software user and takes his point of view. The goals of this thesis were to analyze how changes to Tekes' project financing system are presently handled, to find the most critical problems, and to bring order to the change management process. First, the current state of the organization's change management, processes and structures were researched by coriducting interviews of key persons at Tekes. Based on the results, a new change management process was developed. It defines explicit roles and areas of responsibility for the employees of the organization. The thesis suggests that the role of Tekes' business units should be increased in managing changes. This allows change needs to be identified earlier and to be analyzed more thoroughly.The thesis further suggests ways of improving communication between the parties of the change management process. A centralized change management system, where all change requests can be uniformly handled, is proposed. A change request can be a request for a new feature, an improvement of an old feature or property, or a correction of a defect. First, the change request is described and classified. Next, the impacts, benefits and costs of the change are analyzed, and it is decided whether the change should be implemented or not. An accepted change is implemented using high quality software engineering methods. Finally, the change is validated against the requirements of the original need for change. The coordination of changes and the selection of the most important ones are facilitated by the centralized change management system.