Pysyväisarkistointi taloushallinnon ohjelmistossa

Abstract

Yrityksissä pyritään siirtymään paperittoman taloushallintoon. Laskut siirtyvät pöydiltä verkkoon ja arkistot mapeista kiintolevyille. Taloushallinnon sähköistyminen tuo kustannussäästöjä, koska manuaalista työtä saadaan vähennettyä. Esimerkiksi laskut tarvitsee syöttää järjestelmään vain kerran, jonka jälkeen niiden käsittely voidaan tehdä täysin sähköisesti. Sähköisen taloushallinnon myötä ryhdytään käyttämään sähköisiä arkistoja. Näissä pidetään pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettuja staattisia tietovälineitä eli pysyväistallenteita. Kirjanpitolaki määrää, että aineistojen on oltava luettavissa vielä vuosienkin jälkeen. Säilyvyyteen vaikuttaa aineistojen tallennusmuoto ja tallennusmedia. Työn tavoitteena on luoda pysyväisarkistointimoduuli eOffice-sovellukseen. eOffice on osto- ja matkalaskujen sähköiseen käsittelyyn ja arkistointiin tarkoitettu ohjelma. Haasteina toteutukselle olivat arkistossa käytettyjen XML-dokumenttien visualisointi ja muuttaminen staattiseksi tietovälineeksi sekä aineiston muuttumattomuuden tarkistamisen tekniikka.